In loser Reihe kommen im meilensteiner-Blog Personalentscheider und Ausbildungsverantwortliche zu Erfahrungen im Umgang mit Azubis und den besonderen Herausforderungen im Tagesgeschäft zu Wort. Diese Erkenntnisse möchte ich Ihnen mit auf den Weg geben, denn das Lernen von den Besten ist mein Anspruch für Sie.

logo_kienbaumHeute sprechen wir mit Tanja Hökendorf. Sie ist Abteilungsleiterin Projektcontrolling bei der Kienbaum Management Service GmbH und berichtet aus der ungewöhnlichen Perspektive einer Controllerin zu ihrem ganz eigenen Zugang zum Thema Ausbildung.

_mg_8116-farbe-300dpiHallo Frau Hökendorf, Sie sind Abteilungsleiterin Projektcontrolling bei der Beratungsgesellschaft Kienbaum. Wie viele Auszubildende bilden Sie aus und in welchen Berufen?

Zurzeit haben wir zehn Auszubildende, jedes Jahr bilden wir drei bis vier Kaufleute für Büromanagement und Personaldienstleistungskaufleute aus. Den PDL-Nachwuchs haben wir seit dem Start dieses Berufes seit sechs Jahren im Programm.

Eigentlich ist die betriebliche Ausbildung im Personal angesiedelt. Wie sind Sie zu dem Thema gekommen?

Wie ich zur Ausbildung kam? Vor zehn Jahren ist unser kaufmännischer Geschäftsführer an mich heran getreten und hat mich aufgrund meiner empathischen Ader gefragt, ob ich mir als Quereinsteiger diese Aufgabe vorstellen kann und vor allen Dingen auch wirklich zutraue.

Bis dato war das Thema Ausbildung nicht einheitlich und zentral betreut, wie in so vielen mittelständischen Unternehmen. Damals wurden die Zeichen der Zeit erkannt und eine Strategie entwickelt, wie wir die Ausbildung besser in den Unternehmensalltag integrieren können.

Sie legen Wert auf die Hege und Pflege Ihres Nachwuchses. Warum ist es in Ihren Augen besonders wichtig, Auszubildende zu fördern? Wie gehen Sie dabei vor?

Wissen Sie, ich habe selber das unglaubliche Glück gehabt, gefördert zu werden. Daher weiß ich, wie wichtig es ist, jemanden an der Seite zu haben, dem ich zu Beginn des Berufslebens vertrauen kann.
Auch bei uns schlummern viele Talente, die entdeckt werden möchten beziehungsweise müssen. Auf der anderen Seite gibt es Azubis, die bereits genau wissen, was sie wollen und die auch viel einfordern. Das ist wie überall im Leben.

Bei denjenigen, bei denen der wahre Schatz noch unter der Oberfläche liegt, sind wir gefordert, eben genau das heraus zu kitzeln. Wir kommunizieren klar, dass wir gewisse Dinge diesen eher ruhig veranlagten Jugendlichen zutrauen. Wir lassen sie einfach ausprobieren, regen an und motivieren. Und ganz wichtig: wir begleiten.

Offensichtliche Stärken fördern wir natürlich. Aber wir lassen unsere Azubis auch neue Felder und Aufgaben ausprobieren. Denn unter dem Strich bilden wir aus, um nach der Ausbildung einen vollwertigen und hochmotivierten Mitarbeiter zu haben. Das hohe zeitliche und auch monetäre Investment soll sich natürlich auch lohnen. Selbstverständlich erheben wir den Anspruch, einen Großteil der Auszubildenden zu übernehmen. Nicht in allen Fällen gelingt dies, dennoch: Die Qualität unserer Ausbildung ist auch ein Aushängeschild, wenn ein „fertiger“ Azubi in die weite Welt „entlassen“ wird.

Welche Tools, Techniken und Methoden haben sich als praktikabel und erfolgreich bewiesen?
Um den Überblick zu halten, haben wir für jeden Azubi ein offenes Ohr und machen viele Gesprächsangebote. Ganz im Vertrauen. Das ist für uns das Wichtigste.

Auf der fachlichen Seite bieten wir Schulungen und Trainings in Word, Excel und Powerpoint an. Hinzu kommen persönliche Trainings wie Kommunikation und Präsentation.

Eine gut angenommene Veranstaltung ist unser monatlicher Jour fixe mit allen Auszubildenden. Dieser dauert eine Stunde. Wofür ist der gut? Ein Azubi protokolliert und lernt dabei die Gepflogenheiten zur Dokumentation. Ein anderer hält einen individuellen Vortrag mit selbst gewähltem Inhalt. In der Regel wird von der eigenen Arbeit und den Aufgaben berichtet, z.B. wie werden Praktikantenverträge erstellt oder wie funktioniert das Bewerbermanagement. Als Testballon planen wir, dass einer der Auszubildenden sich auch mal an der Moderation versucht. Große Probleme werden dort jedoch nicht angesprochen, lehrt uns die Erfahrung. Das passt besser im Eins-zu-Eins-Gespräch im Vertrauen.

Bewährt hat sich ebenfalls die sogenannte Bereichsmappe. Jeder Auszubildende hat innerhalb der Ausbildung eine solche Mappe anzulegen. Dabei wird die Abteilung selbst ausgewählt und komplett vorgestellt. Dieses Feedback ist uns sehr wichtig. Dabei soll zum Vorschein kommen, was dort gut funktioniert und wo es Ansätze zur Verbesserung der Abläufe gibt. Wenn Sie wollen, ein Qualitätsmanagement in klein.

Als Anknüpfungspunkt dient parallel der Wochenbericht. Abgeglichen wird dies durch das persönliche Gespräch.

Wie sichern Sie die Qualität Ihrer Maßnahmen? Und wie messen Sie die Umsetzbarkeit und Erfolge?

Im angesprochenen Jour fixe lassen sich viele Tendenzen erkennen und im Zeitverlauf überprüfen. Hinzu kommt die Rückkopplung mit den Berufsschulen sowie die Kontrolle der Klassenarbeiten und Wochenberichte. Als Controllerin habe ich dafür selbstverständlich die obligatorische Exceltabelle.
Das persönliche Gespräch ist und bleibt für uns jedoch unersetzbar.

Hinzu kommen unsere absolut vertraulichen Beurteilungsbögen. Diese Bögen werden von zwei Parteien ausgefüllt, nämlich vom Paten, also dem Mentor in der jeweiligen Abteilung, und vom Azubi. Beim Paten fragen wir eine skalierte Einschätzung in Fragen des Arbeits- und Sozialverhaltens ab. Der Bemerkungstext vom Paten sichert die qualitative Sicht.

Der Auszubildende teilt uns sein Feedback mit in Bezug auf die Arbeitsplatzorganisation und das Arbeitsumfeld, Hilfsbereitschaft von Seiten des Paten und der Abteilung. Er gibt eine Einschätzung über seine Auslastung und den Anspruch der übertragenen Arbeiten. Wir stellen durch dieses Vorgehen eine objektive Beurteilung sicher.

Welche besonderen und auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Events für Sie durch?

Wir führen mehrmals jährlich unser Onboarding-Event „Welcome to Kienbaum“ für alle neuen Mitarbeiter durch. Außerdem Messen und einige Kundenveranstaltungen. Das schaffen wir nur im Team. Unsere Azubis sind immer dabei.

Soziales Engagement ist uns sehr wichtig und die Wertevermittlung beginnt bei den Auszubildenden. Seit drei Jahren läuft die sehr erfolgreiche Aktion „Weihnachten im Schuhkarton“, die durch die Auszubildenden organisiert wird. Hier werden Geschenke für bedürftige Kinder im Ausland (Afrika, Asien) von allen Mitarbeitern eingesammelt und gepackt.

Weiterhin unterstützen wir die Tafel hier in Gummersbach und verteilen dort auch Weihnachtsgeschenke. Lebensmittel und Mittagessen werden in der Kantine ausgeteilt. In unseren Augen ist dies eine gute Maßnahme, um persönliche Momente zu schaffen und die jungen Leute persönlich zu entwickeln, um den Gemeinsinn zu fördern.

Wie rekrutieren Sie neue Auszubildende?

Wir schalten Stellenanzeigen in der Regionalzeitung, auf der Kienbaum-Webseite sowie bei der Arbeitsagentur und der IHK. Darüber hinaus nutzen wir das Portal aubiplus. Mit Lehrern stehe ich über den Prüfungsausschuss im Kontakt und kann mich dort gut austauschen. Für die Schulen haben wir Infoflyer. Dass wir künftig noch andere Wege gehen werden, dessen bin ich mir sicher.

Ganz kurz in eigener Sache … Sie haben im Februar 2014 mein Seminar „Vom Ausbilder zum Coach“ besucht. Was haben Sie von dort mitgenommen? Was war Ihr größter Aha-Effekt?

Der intensive Austausch mit anderen Ausbildern hat mir sehr gefallen und ich konnte spannende Kontakte knüpfen. Soweit das persönliche Element.

Inhaltlich haben mich die systemischen Fragen nachhaltig beeindruckt. Bis dato war ich wie so viele eher weniger lösungsorientiert. Fragen stellen können, wirklich interessiert sein am Gegenüber, Antworten zulassen können – in Verbindung mit vielen Praxisbeispielen sind mein ganz persönliches Handwerkszeug für eine Coachingsichtweise.

Haben Sie vielen Dank für das Gespräch.

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